Hoe maak je een longlist en shortlist van automatiseringskansen?

Een goede automatiseringsstrategie begint niet met technologie, maar met een helder overzicht van waar je staat. Je maakt eerst een longlist automatisering: een brede verzameling van processen die mogelijk in aanmerking komen. Daarna filter je die lijst naar een shortlist van automatiseringskansen die écht de moeite waard zijn om op te pakken. Dat doe je op basis van impact, uitvoerbaarheid en prioriteit. In dit artikel lees je stap voor stap hoe dat werkt.

Van procesanalyse naar concrete automatiseringskandidaten

Voordat je kunt bepalen wat je wilt automatiseren, moet je weten wat er eigenlijk gebeurt in je organisatie. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk ontbreekt dit overzicht vaak. Processen leven in de hoofden van medewerkers, verspreid over losse systemen en informele afspraken.

Start met een procesanalyse. Breng in kaart welke taken er dagelijks, wekelijks en maandelijks worden uitgevoerd. Kijk naar waar informatie wordt overgetypt, waar mensen op elkaar wachten en waar fouten regelmatig terugkomen. Dat zijn de eerste signalen van automatiseringspotentieel. Praat met de mensen die het werk doen, want zij zien de knelpunten het scherpst.

Zo bouw je een longlist op zonder ruis

Een longlist is geen willekeurige verzameling ideeën. Het is een gestructureerde inventarisatie van processen die mogelijk geschikt zijn om te automatiseren. De sleutel is breedte zonder ruis: je wilt zoveel mogelijk kandidaten verzamelen, maar wel op een manier die vergelijking later mogelijk maakt.

Gebruik een vaste structuur per kandidaat. Noteer voor elk proces:

• Wat het proces inhoudt en wie het uitvoert
• Hoe vaak het voorkomt (dagelijks, wekelijks, maandelijks)
• Hoeveel tijd het kost per keer
• Welke systemen of tools er nu bij betrokken zijn
• Wat er misgaat als het niet goed gaat

Houd de drempel voor toevoeging laag. In deze fase beslis je nog niet wat je gaat doen. Je verzamelt. Dat voorkomt dat goede kandidaten al vroeg worden weggegooid op basis van onderbuikgevoel.

Criteria om van longlist naar shortlist te filteren

De overgang van longlist naar shortlist is het meest kritische moment in het hele proces. Hier maak je keuzes die bepalen waar je energie en capaciteit naartoe gaan. Zonder duidelijke criteria worden die keuzes willekeurig of politiek.

Goede filtercriteria zijn concreet en meetbaar. Denk aan:

• Herhaalbaarheid: Hoe vaker een taak terugkomt, hoe meer je wint met automatisering
• Regelmatigheid: Zijn de stappen altijd hetzelfde, of verschilt het per keer?
• Foutgevoeligheid: Leidt handmatig werk regelmatig tot fouten of herstelwerk?
• Afhankelijkheid van systemen: Zijn er al koppelingen mogelijk, of is maatwerk nodig?
• Draagvlak: Willen de mensen die het werk doen ook dat dit verandert?

Processen die op meerdere van deze punten hoog scoren, zijn sterke kandidaten voor de shortlist automatisering. Processen die sterk variëren of waarbij menselijk oordeel essentieel is, vallen af.

Prioritering op basis van impact en uitvoerbaarheid

Een shortlist is nog geen volgorde. Om te bepalen wat je als eerste aanpakt, weeg je twee assen tegen elkaar af: de impact van automatisering en de uitvoerbaarheid ervan.

Impact gaat over wat je wint: tijdsbesparing, minder fouten, betere doorlooptijd of meer inzicht. Uitvoerbaarheid gaat over wat het vraagt: technische complexiteit, benodigde koppelingen, beschikbare data en de tijd die het kost om iets te bouwen. De combinatie van hoge impact en relatief lage complexiteit levert de beste startpunten op. Dat zijn de processen waarbij je snel resultaat ziet zonder dat je een groot project opstart.

Gebruik een eenvoudige matrix: zet impact op de ene as en uitvoerbaarheid op de andere. De kandidaten rechtsboven zijn je eerste prioriteit. Zo kun je automatisering prioriteren op een manier die voor iedereen inzichtelijk is, ook voor mensen buiten de IT.

Veelgemaakte fouten bij het samenstellen van de shortlist

De shortlist samenstellen gaat vaker mis dan je denkt. Niet omdat mensen het niet goed bedoelen, maar omdat een paar hardnekkige patronen steeds terugkomen.

De meest voorkomende fouten:

1. Beginnen bij de technologie. "We hebben al een tool, dus we zoeken een toepassing." Dat is de omgekeerde volgorde. Begin bij het probleem, niet bij de oplossing.
2. Alleen luisteren naar managers. Zij kennen de processen op hoofdlijnen. De medewerkers kennen de uitzonderingen, de frustraties en de workarounds die niemand heeft opgeschreven.
3. Te snel te groot denken. Complexe processen met veel uitzonderingen zijn verleidelijk omdat de winst groot lijkt. Maar ze zijn ook het moeilijkst om te automatiseren. Start kleiner.
4. Draagvlak overslaan. Automatisering die medewerkers niet begrijpen of niet vertrouwen, wordt omzeild. Betrek mensen vroeg in het proces.
5. Geen herijkingsmoment inplannen. Een shortlist is geen vaste waarheid. Plan een moment in om te toetsen of de prioriteiten nog kloppen.

Van shortlist naar eerste implementatiestap

Met een goede shortlist in handen is de volgende stap concreet maken wat je gaat bouwen of inrichten. Dat begint niet met programmeren, maar met het scherp krijgen van het proces zelf.

Beschrijf voor het bovenste item op je shortlist precies hoe het proces nu verloopt, stap voor stap. Bepaal daarna hoe het ideale proces eruitziet. Het verschil tussen die twee is wat je moet oplossen. Pas daarna kijk je welke technologie daarbij past, of dat nu een koppeling tussen bestaande systemen is, een nieuw scherm in een applicatie of iets dat helemaal nieuw gebouwd moet worden.

Bekijk ook de projecten die we eerder hebben gebouwd om te zien hoe dit in de praktijk uitpakt. Een eerste implementatiestap hoeft niet groot te zijn. Een werkend prototype of een beperkte versie van de oplossing geeft al snel inzicht in wat werkt en wat bijgesteld moet worden. Zo bouw je stap voor stap, zonder grote risico's.

Hoe wij helpen bij het in kaart brengen van automatiseringskansen

Bij Corver Development beginnen we niet met bouwen. We beginnen met begrijpen. Samen met jou brengen we processen in kaart, stellen we scherpe vragen en bepalen we welke automatiseringskansen écht de moeite waard zijn. Dat doen we op een manier die past bij hoe jouw organisatie werkt, niet bij hoe softwareprojecten nu eenmaal worden gedaan.

Wat we daarin voor je doen:

• Procesanalyse samen met de mensen op de werkvloer
• Opbouwen van een gestructureerde longlist van kandidaten
• Filteren en prioriteren op basis van impact en uitvoerbaarheid
• Vertalen van de shortlist naar een eerste, werkbare implementatiestap
• Doorontwikkelen op basis van wat je in de praktijk leert

We werken al meer dan vijftien jaar samen met organisaties in het sociaal domein, de zorg en retail. Niet eenmalig, maar continu, omdat processen veranderen en software mee moet bewegen. Wil je weten wat er in jouw organisatie mogelijk is? Plan een gesprek en we kijken samen waar de kansen liggen.

[seoaic_faq][{"id":0,"title":"Hoe lang duurt het gemiddeld om een longlist op te stellen?","content":"Dat hangt sterk af van de omvang van je organisatie en hoe goed processen al zijn gedocumenteerd. Voor een middelgrote organisatie reken je doorgaans op twee tot vier weken, inclusief gesprekken met medewerkers op de werkvloer. Het loont om hier voldoende tijd voor te nemen: een goed gevulde longlist voorkomt dat je later belangrijke automatiseringskansen over het hoofd ziet."},{"id":1,"title":"Wat als medewerkers weerstand hebben tegen automatisering?","content":"Weerstand is bijna altijd een signaal dat mensen zich niet gehoord voelen, of bang zijn voor de gevolgen voor hun functie. Betrek medewerkers daarom zo vroeg mogelijk: niet om draagvlak te 'verkopen', maar om hun kennis van de processen écht te benutten. Als zij zien dat automatisering repetitief en frustrerend werk wegneemt, slaat de houding vaak snel om."},{"id":2,"title":"Hoe weet ik of een proces écht geschikt is voor automatisering, of toch te complex?","content":"Een goede vuistregel: als je het proces niet in vijf tot tien stappen kunt opschrijven zonder uitzonderingen, is het waarschijnlijk te complex om als eerste op te pakken. Processen met veel afhankelijkheid van menselijk oordeel, uitzonderingen of ongestructureerde data vragen om meer voorbereiding. Begin met de processen die voorspelbaar, herhaalbaar en goed afgebakend zijn, en bouw van daaruit verder."},{"id":3,"title":"Moet ik voor elke automatiseringskans een apart softwareproject opstarten?","content":"Niet per se. Soms lost een slimme koppeling tussen bestaande systemen al een groot deel van het probleem op, zonder dat er iets nieuws gebouwd hoeft te worden. Pas als bestaande tools tekortschieten, is maatwerkontwikkeling de logische stap. Een goede shortlist helpt je juist om dit onderscheid te maken voordat je investeert."},{"id":4,"title":"Hoe vaak moet ik mijn shortlist herzien?","content":"Plan minimaal één herijkingsmoment in per kwartaal. Processen veranderen, prioriteiten verschuiven en wat drie maanden geleden urgent was, kan nu minder relevant zijn. Door de shortlist levend te houden in plaats van als een statisch document te behandelen, blijf je automatiseren op basis van de werkelijke situatie in je organisatie."},{"id":5,"title":"Wat is een realistisch eerste project om mee te beginnen?","content":"Kies een proces dat dagelijks of wekelijks terugkomt, weinig uitzonderingen kent en nu duidelijk tijd of fouten kost. Denk aan het automatisch verwerken van inkomende formulieren, het doorsturen van informatie tussen twee systemen of het genereren van standaardrapportages. Een eerste project hoeft niet indrukwekkend te zijn, het moet bewijzen dat automatisering werkt en vertrouwen opbouwen voor grotere stappen."},{"id":6,"title":"Kunnen we zelf een longlist en shortlist opstellen, of hebben we daar externe hulp bij nodig?","content":"Zelf opstellen is zeker mogelijk, zeker als je al ervaring hebt met procesanalyse. Het risico is dat interne blinde vlekken ervoor zorgen dat bepaalde knelpunten of kansen worden gemist. Een externe partij stelt de ongemakkelijke vragen die intern vaak worden overgeslagen en brengt vergelijkingsmateriaal mee vanuit andere organisaties. Een combinatie van intern eigenaarschap en externe begeleiding levert doorgaans het scherpste resultaat."}][/seoaic_faq]